Un homme devant son ordinateur envoyant un email

Le guide de l’email marketing pour les universités et les grandes écoles

Avec la multiplication des formats de communication, l’email reste imposant ! il est le canal le plus efficace pour diffuser le contenu, les messages et les offres que vous souhaitez envoyer aux personnes qui ont déjà manifesté leur intérêt pour votre école ou université.

Il n’y a pas de canal qui vous donne autant de contrôle direct sur la façon dont vous vous connectez avec vos futurs étudiants que les e-mails. Ce guide vous présente la méthodologie pour réussir votre stratégie d’emailing.

Vous avez certainement déjà reçu ces emails détestables, qui ne vous offrent aucun moyen pour vous désinscrire, vous commencez alors à supprimer les futurs e-mails de cette provenance sans même les ouvrir.

Maintenant, comparez cela aux excellents e-mails que vous recevez. Ceux que vous lisez tous les jours ou toutes les semaines. Vous voyez à quel point il est facile de constater comment un bon e-mail peut informer et convaincre, tandis qu’un email mal pensé et mal présenté peut vous empêcher de vouloir en savoir plus ou du moins l’ouvrir.

Votre public a une importante décision à prendre. Il s’agit d’un carrefour important pour lequel ils recherchent un contenu fiable, agréable et informatif. Vous avez déjà des tonnes de contenu, de ressources et de conseils précieux à partager avec eux.

Ce guide vous aide à tirer profit de l’email marketing, pour que vos envois d’emails puissent répondre au mieux aux objectifs d’inscription de votre université, faculté et école d’enseignement supérieur.

A QUI ENVOYEZ-VOUS DES EMAILS ?

L’une des sources de persuasion de l’email marketing « emailing » est qu’il est basé sur les permissions. Vous n’allez pas froidement envoyer des e-mails aux adresses aléatoires ou achetées. Vous envoyez des emails à des personnes de votre cible qui vous ont clairement dit : Votre contenu m’intéresse, je souhaite le recevoir par email..

1. SEGMENTATION DE VOTRE BASE DE DONNÉES

Pourquoi voudriez-vous envoyer un email à un candidat MBA au sujet d’un programme de licence ?
Plus les informations que vous envoyez sont personnalisées, plus vous améliorez l’engagement.

Vous personnalisez les e-mails en créant une liste intelligente par segment, ce dernier est défini en fonction de critères pertinents, tels que le diplôme, la période d’inscription, le domaine d’études envisagé ou la géographie  – pour n’en nommer que quelques-unes.

Les listes intelligentes sont des listes dynamiques, regroupant les candidats  répondant aux critères des segments appropriés.

Le contenu intelligent vous permet de modifier le message qu’un candidat voit sur le site internet ou reçoit par email en fonction des informations que vous avez collecté.

A titre d’exemple, vous pouvez configurer plusieurs listes intelligentes segmentées par filière et ville pour les candidats qui sont à un an de la date de candidature prévue. Vous pouvez ensuite configurer des e-mails avec des liens vers des informations pertinentes sur la filière et des invitations à rencontrer vos étudiants au campus. La plupart des e-mails sont statiques, tandis que les balises de contenu intelligentes sont utilisées pour personnaliser les programmes et les zones géographiques.

2. CALENDRIER + CONTENU : ALIGNER EMAILING ET PARCOURS DE CANDIDATURE

Le parcours de tout acheteur (dans votre cas, le parcours d’inscription de l’étudiant) comporte trois phases principales :

La première est la prise de conscience, le candidat potentiel est conscient de son défi et commence tout juste à rechercher des pistes.

Ensuite, il passe à l’étape de considération, à ce stade, il recherche des informations spécifiques qui répondront aux besoins qu’il a clarifiés au cours de sa recherche en phase de prise de conscience.

Et enfin, le candidat est au stade de la décision, il recherche des informations pour l’aider à prendre une décision et choisir parmi une courte liste de parcours d’études identifiés lors de l’étape de considération et qui répondent à ses critères : investissement financier, bourse, logement, notoriété de l’établissement, poids du diplôme…etc.

Comprendre où se situe chaque candidat dans le cycle d’inscription vous permet de créer le contenu et les offres les qui répondent à ses interrogations et servent de support d’aide à la décision. Tout le contraire d’un contenu non adapté, qui crée plus de frictions et n’apporte aucune valeur ajoutée au candidat.

Voici quelques exemples de ce à quoi pourrait ressembler un alignement de contenu :

LES TYPOLOGIES D’EMAILS

Vous le savez déjà, il existe une multitude de catégories d’emails, qui ont des objectifs différents et interviennent à différentes étapes du parcours d’inscription.

1. RESSOURCES ET INFORMATIONS UTILES

C’est le type d’emails que marquez et conservez pour plusieurs utilisations. Il contient des une liste de liens vers du contenu fondamental, à forte valeur ajoutée, auquel vos candidats peuvent se référer à plusieurs reprises au besoin.

Par exemple, si quelqu’un assiste à une présentation sur la vie au campus, vous pouvez lui fournir par email, un ensemble de contenu autour de la vie au campus de l’université.

2. INFO-LETTRE – NEWSLETTER

Une Newsletter devrait être organisée autour d’un sujet (La bourse ou la résidence à titre d’exemple) ou d’un groupe (par exemple, les lauréats ou les candidats au master). Chaque programme peut avoir sa propre newsletter. Examinez vos buyer personas et les segments pour identifier d’autres sujets ou groupes pour lesquels vous pouvez envisagez la création d’une newsletter. Gardez le contenu éducatif et informatif à 80% et seulement à 20% le contenu promotionnel.

3. DATES IMPORTANTES

Un peu similaire à un e-mail « ressources et informations utiles », cette fois sous forme de liste de dates importantes à venir. Organisez ce type d’email par parcours d’inscription. Un candidat à six mois de la date de sa candidature recevra un e-mail « dates importantes » très différent de celui à deux ans de la candidature.

4. INFORMATIONS SUR LES COURS ET LES MODULES

Partagez les résumés et syllabus de vos programmes et cours. Ces e-mails peuvent partager des descriptions de cours, des exemples de programmes ou des exigences pour diverses filières.

La très bonne nouvelle est que vous disposez déjà de tout ce contenu !

5. EMAILS DE CONVERSION

Ces e-mails vous permettent de déplacer la relation avec le candidat de l’email vers des pages de conversion et concrétisation. Votre bouton d’appel à l’action (CTA : Call To Action) consiste à emmener votre candidat vers la prise de décision (inscription, visite, participation…).

UTILISER UN OUTIL DE MARKETING AUTOMATION

Votre temps n’est pas à illimité c’est pourquoi l’automatisation de votre stratégie de lead nurturing est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre base de données de candidats.

Toutes les adresses e-mail que vous collectez ne termineront pas leur parcours d’inscription avec votre école. Un ou deux emails ne suffisent pas, et plusieurs emails envoyés en masse ne fait que vous éloignez de votre objectif.

Pourtant, apporter de la planification et de l’automatisation à vos campagnes emailing est un moyen solide pour maintenir le contact et  guider votre candidat tout au long de son parcours. C’est ainsi que vous maximisez le nombre de candidats qui deviendront vos étudiants.

Avec le bon logiciel de marketing automation, vous pouvez créer des workflows et des scénarios qui enverront systématiquement vos e-mails sans votre intervention. C’est génial non ?

Vous souhaitez probablement envoyer un email à partir du moment où vous obtenez une adresse e-mail ou encore après deux visites d’une section de votre site internet. C’est désormais possible, grâce à la mise en place de scénarios et de critères qui déclenchent l’action d’envoi du bon contenu au bon moment et au bon destinataire.

Supposons que vous établissiez une liste intelligente composée de candidats à six mois de leur date d’inscription, qui téléchargent la brochure d’une filière et effectuent un nombre de visites sur les pages du site internet présentant cette même filière : C’est votre condition de départ pour déclencher la séquence. Votre objectif final pour cette séquence de lead nurturing est de programmer une rencontre avec un professeur, étudiant ou un conseiller en orientation.

La séquence pourrait ressembler à ceci :

1. Email 1 :

envoyé deux jours après que toutes les conditions de déclenchement sont remplies ; envoie un lien vers la brochure complète de la filière.

2. Email 2 :

envoyé 10 jours après l’e-mail n ° 1 ; envoie une liste de ressources comprenant les résumés et syllabus des programmes et cours de la filière.

3. Email 3 :

envoyé 15 jours après l’e-mail n ° 2 ; e-mail d’un étudiant se présentant et partageant un lien pour s’inscrire à une activité des étudiants de la filière ou assister à un cours.

D. CHECKLIST

Tout ce qu’il faut vérifier avant de programmer vos campagnes emailing

1. OBJET : CLAIR QUI ATTIRE L’ATTENTION

Plus de 200 milliards d’e-mails sont envoyés dans le monde – chaque jour. Si vous souhaitez que vos e-mails se démarquent, vous devez avoir une ligne d’objet qui déclenche les clics. L’objet de votre email doit indiquer clairement et avec précision le contenu son contenu.

Utilisez des mots d’action qui suscitent l’enthousiasme et un sentiment d’urgence pour lire votre e-mail.

Enfin, essayez de garder l’objet court afin que les gens le lire en scrollant. Ceci est particulièrement important si vos candidats lisent leurs emails depuis un appareil mobile.

2. EXPÉDITEUR : LES ALIAS SONT DÉPASSÉS

Les candidats ne veulent pas d’e-mails d’universités et d’écoles. Ils veulent des emails de personnes appartenant à l’université ou à l’école. Utilisez le nom d’une personne réelle dans le champ FROM/DE de vos e-mails. Selon la façon dont vous segmentez votre liste, vous pouvez utiliser des noms de personnes différents. Votre bulletin d’information sur le programme d’une filière peut provenir du directeur du programme, tandis qu’un email de rappel des prochaines dates limites pour les demandes de bourse devrait provenir d’une personne du bureau de scolarité.

3. MARQUE : RESPECTEZ VOTRE CHARTE GRAPHIQUE

Tous vos e-mails doivent être immédiatement reconnaissables comme provenant de votre organisation. Cela ne signifie pas que chacun doit avoir exactement la même apparence, mais il doit y avoir une image de marque cohérente dans tous les e-mails. Cela comprend le logo, les couleurs, les polices et les mises en page.

Le moyen le plus simple de garantir cette cohérence consiste à utiliser des modèles de courrier électronique. Lorsque vous concevez vos modèles, laissez la mise en page améliorer l’expérience utilisateur.

4. CHAQUE CANDIDAT EST UNIQUE : PERSONNALISEZ VOS EMAILS

Le simple fait d’inclure le prénom du destinataire dans l’e-mail augmente les taux de clics. Mais vos options de personnalisation des e-mails vont bien au-delà des prénoms maintenant. Toutes les données que vous collectez sur vos futurs étudiants, les e-mails qu’ils ouvrent, les pages du site Web sur lesquelles ils passent du temps, vous donnent tous des informations que vous pouvez utiliser que les e-mails que vous envoyez soient pertinents et centrés les intérêts et les besoins d’un candidat spécifique.

5. CALENDRIER : CHOISISSEZ LE BON TIMING

De nombreuses études se penchent sur le meilleur jour pour envoyer un e-mail, mardi matin étant une réponse consensuelle. Cependant, votre marché n’est pas un consensus. Vous pouvez donc examiner les études pour choisir certains points de départ, mais regardez les résultats de vos propres données pour affiner la combinaison date / heure.

6. VALEUR : UNE PROPOSITION DE VALEUR CLAIRE

Partagez vos meilleurs arguments, expliquez rapidement pourquoi cela vaut la peine de lire cet e-mail.

7. ACTION : INTÉGREZ DES CTA A VOS EMAILS

Votre proposition de valeur prend en charge le CTA qui fait l’objet de cet e-mail. Ne faites pas travailler vos candidats pour comprendre pourquoi vous avez envoyé cet e-mail. Quelle que soit l’action que vous souhaitez déclencher – utilisez des éléments visuels pour faire ressortir votre CTA. Il peut s’agir d’un bouton aux couleurs vives ou d’une police plus grande et plus audacieuse.

8. PARTAGE : N’OUBLIEZ PAS VOS RÉSEAUX SOCIAUX

Les réseaux sociaux offrent plus d’options de partage. Incluez aussi des extensions de pré-remplissage des champs depuis les informations des profils sociaux de vos candidats.

9. LE LIEN DE DÉSINSCRIPTION : N’OUBLIEZ PAS VOS RÉSEAUX SOCIAUX

Ne forcez pas les destinataires, faites de l’emailing responsable. Facilitez l’accès à votre politique de confidentialité et à la désinscription. L’objectif n’est pas qu’ils soient utilisés mais que cela renforce la confiance et que cela vous mette en parfaite conformité avec les lois relatives à la gestion des données personnelles.

CONCLUSION

L’email marketing peut être un vrai moteur d’identification des meilleurs élèves et les accompagne jusqu’à la candidature et l’inscription. Un levier a piloté de prêt pour vous assurer que vous envoyez le meilleur contenu, avec les bons messages au bon moment.

Heureusement, les outils de personnalisation et d’automatisation des flux de travail rendent l’exécution d’une stratégie de marketing par e-mail plus simple et plus ciblée que jamais.

J’espère que cet article a jeté les bases que vous pouvez utiliser pour commencer à développer votre stratégie d’email marketing réussie