Maîtriser Microsoft PowerPoint est aujourd’hui une compétence obligatoire quand on exerce les métiers du marketing. Pour créer une présentation qui passe, qui plaise et qui envoie les bons messages, il est important de  démontrer des compétences en conception, des compétences techniques et un sens du style plus au moins avancé.

Une police involontaire, un lien brisé ou un texte illisible), il est probable que le livrable ait échoué. Même si la présentation orale est bien répétée, une mauvaise expérience visuelle risque de décevoir le public.

Expertise ne veut rien dire sans une bonne présentation à l’appui. Valorisez davantage votre offre de valeur, en créant une bonne première impression.

  1. Ne laissez pas PowerPoint décider de comment vous l’utilisez.
  2. Créez des tailles de diapositives personnalisées.
  3. Modifiez la conception de votre modèle de diapositive.
  4. Assurez-vous du bon alignement de tous vos objets.
  5. Utilisez “les formats” pour mieux contrôler les conceptions de vos objets.
  6. Profitez des formes de PowerPoint.
  7. Créer des formes personnalisées.
  8. Recadrer les images dans des formes personnalisées.
  9. Présenter des sites Web dans PowerPoint.
  10. Intégrez vos fichiers de polices.
  11. Enregistrez vos diapositives au format JPEG.
  12. Intégrer le multimédia.
  13. Apportez votre propre matériel.
  14. Utilisez “Vue du présentateur”.

Style PowerPoint

1. Ne laissez pas PowerPoint décider de votre utilisation de PowerPoint.

Microsoft PowerPoint a tendance à fournir aux utilisateurs de PowerPoint de nombreux outils. Mais cela ne signifie pas que vous devriez tous les utiliser. Voici quelques points de vigilence :

  • Assurez-vous que les thèmes PPT prédéfinis répondent à vos besoins avant de les adopter.
  • Essayez d’éviter d’utiliser les polices par défaut de Microsoft Office, Calibri et Cambria. L’utilisation de ces deux types de caractères peut rendre la présentation décevante.
  • PowerPoint automatise les puces, mais posez-vous la question suivante: Sont-elles appropriées à ce que vous devez faire ? Parfois, ils le sont, mais pas toujours.
  • Les valeurs par défaut de PPT incluent une petite ombre sur toutes les formes. Supprimez cette ombre si ce n’est pas réellement nécessaire. De même, ne laissez pas les formes dans la couleur bleue proposée  par défaut.

2. Créez des tailles de diapositives personnalisées.

Bien que vous puissiez utiliser la taille de diapositive par défaut pour la plupart des présentations, vous devrez peut-être l’ajuster pour les présentations plus grandes sur des écrans de taille inhabituelle. Si vous avez besoin de faire cela, voici comment.

  1. Dans le coin supérieur gauche, choisissez “Fichier”.
  2. Sélectionnez “Mise en page”.
  3. Tapez la hauteur et la largeur de l’arrière-plan que vous souhaitez, puis cliquez sur “OK”.
  4. Une boîte de dialogue s’affiche. Cliquez à nouveau sur “OK”.
  5. Votre fond est redimensionné !

Conseil : Redimensionner vos diapositives avant de leur ajouter des objets, sinon les dimensions de vos objets deviendraient faussées.

3. Modifiez la conception de votre modèle de diapositive.

Il est souvent beaucoup plus facile de modifier votre modèle PowerPoint avant de commencer. Ainsi, vous ne pouvez pas concevoir chaque diapositive à la main. Voici comment modifier le modèle de diapositive :

  1. Sélectionnez “Affichage” dans la navigation supérieure.
  2. Cliquez ensuite sur “Masque des diapositives”, puis “Mise en forme de l’arrière plan” accessible en utilisant le bouton droit de la souris sur la diapositive.
  3. Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur “Fermer le mode masque”. Toutes les diapositives actuelles et futures de cette présentation utiliseront ce modèle.

4. Assurez-vous que tous vos objets sont correctement alignés.

Avoir des objets correctement alignés sur votre diapositive est la clé majeure pour lui donner un aspect joli et professionnel. Vous pouvez essayer manuellement d’aligner vos images. Toutefois, nous savons tous comment cela fonctionne généralement. Vous essayez de vous assurer que tous vos objets traînent au milieu de votre diapositive, mais lorsque vous les faites glisser, cela ne semble toujours pas correct. Débarrassez-vous de votre jeu de devinettes et laissez PowerPoint manipuler sa magie avec cette astuce.

Comment aligner plusieurs objets:
  1. Sélectionnez tous les objets en maintenant la touche “Shift” enfoncée et en cliquant sur chacun d’eux.
  2. Sélectionnez “Organiser” dans la barre d’options supérieure, puis choisissez “Aligner”.
  3. Choisissez le type d’alignement que vous souhaitez.

 

Conception PowerPoint

5. Utilisez “Format” pour mieux contrôler les conceptions de vos objets.

Les menus de format vous permettent d’effectuer des réglages fins qui semblent autrement impossibles. Pour ce faire, faites un clic droit sur un objet et sélectionnez l’option “Format de l’objet”. Ici, vous pouvez affiner les ombres, ajuster les mesures de forme, créer des reflets et bien plus encore.

Bien que les principales options figurent dans les barres d’outils de format de PowerPoint, recherchez un contrôle complet dans le menu de la fenêtre de format. Voici d’autres exemples d’options disponibles:

  1. Ajuster le texte à l’intérieur d’une forme.
  2. Créer une ombre de perspective naturelle derrière un objet.
  3. Recoloration des photos manuellement et avec des options automatiques.

6. Profitez des formes de PowerPoint.

De nombreux utilisateurs ne réalisent pas à quel point les outils de forme de PowerPoint sont devenus flexibles. En combinaison avec les options de format étendues publiées par Microsoft en 2010, le potentiel d’un bon design avec des formes est facilement disponible. PowerPoint offre vous offre une multitude d’options de forme allant au-delà des modèles traditionnels rectangle, ovale et arrondi, contrairement aux programmes de conception professionnels tels que Adobe Creative Suite ou Quark.

Les formes actuelles incluent une option très fonctionnelle Smart Shapes, qui vous permet de créer des diagrammes et des organigrammes en très peu de temps. Ces outils sont particulièrement utiles lorsque vous considérez que PowerPoint est un support visuel. Les paragraphes et les listes à puces sont ennuyeux – vous pouvez utiliser des formes pour aider à exprimer votre message plus clairement.

7. Créez des formes personnalisées.

Lorsque vous créez une forme, faites un clic droit et appuyez sur “Modifier les points”. En modifiant des points, vous pouvez créer des formes personnalisées qui répondent à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez remodeler les flèches pour les adapter aux dimensions de votre choix.

Une autre option consiste à combiner deux formes ensemble. Lorsque vous sélectionnez deux formes, cliquez avec le bouton droit de la souris et allez dans le sous-menu “Grouper” pour afficher diverses options.

  • – La combinaison crée une forme personnalisée qui a des parties superposées des deux formes précédentes découpées.
  • – L’union crée une forme complètement fusionnée.
  • – Soustraire coupe la partie qui se chevauche d’une forme à l’autre.

En utilisant ces outils plutôt que d’essayer de modifier des points avec précision, vous pouvez créer des formes personnalisées mesurées avec précision.

8. Recadrer les images dans des formes personnalisées.

Outre la création de formes personnalisées dans votre présentation, vous pouvez également utiliser PowerPoint pour rogner des images existantes en de nouvelles formes. Voici comment vous faites cela :

  1. Cliquez sur l’image et sélectionnez “Format” dans la barre d’options.
  2. Choisissez “Rogner”, puis “Masquer en forme”, puis choisissez votre forme désirée. Et voilà vos photos en forme personnalisée.

9. Présenter des sites Web dans PowerPoint.

Universellement connu, si vous souhaitez afficher un site internetb dans une présentation PowerPoint, il suffit simplement de créer un lien vers la page et d’inviter un navigateur à s’ouvrir. Pour les utilisateurs de PC, il existe une meilleure option.

Un logiciel tiers qui s’intègre parfaitement dans l’onglet développeur de PowerPoint peut être utilisé pour intégrer un site Web directement dans votre PowerPoint à l’aide d’un iframe HTML normal. Un des meilleurs outils est LiveWeb, un logiciel développé par des tiers.

En utilisant LiveWeb, vous n’aurez pas à interrompre votre PowerPoint et votre présentation restera fluide et naturelle. Que vous intégriez une page Web entière ou simplement une vidéo YouTube, il peut s’agir d’une amélioration tierce de grande qualité.

Malheureusement, les utilisateurs de Mac ne disposent pas d’une option similaire. Un deuxième choix s’offre à eux et qui consiste à prendre des captures d’écran du site Web, à effectuer un lien via un navigateur ou à intégrer un support (tel qu’une vidéo YouTube) en le téléchargeant directement sur votre ordinateur.

Processus PowerPoint

10. Intégrez vos fichiers de polices.

Un problème constant des présentations avec PowerPoint est que les polices semblent changer lorsque les présentateurs se déplacent d’un ordinateur à un autre. En réalité, les polices ne changent pas – l’ordinateur de présentation n’a simplement pas les mêmes fichiers de polices installés.

Si vous utilisez un PC et vous présentez sur un PC, le problème est résolu. (Lorsque vous utilisez des systèmes Mac, la solution est un peu plus complexe. Voir Conseil n ° 11.)

Voici l’astuce: lorsque vous enregistrez votre fichier PowerPoint (uniquement sur un PC), vous devez cliquer sur Enregistrer les options dans la boîte de dialogue “Enregistrer sous …”. Ensuite, cochez la case “Incorporer les polices TrueType” et appuyez sur “OK”. Désormais, votre présentation conservera le fichier de police et vos polices ne changeront pas lorsque vous changez d’odinateurs (à moins que vous ne diffusiez votre présentation sur un Mac).

11. Enregistrez vos diapositives au format JPEG.

Dans PowerPoint pour Mac 2011, il n’y a pas d’option pour incorporer des polices dans la présentation. Par ailleurs, à moins que vous utilisez des polices omniprésentes telles que Arial ou Tahoma, votre PPT risque de subir des modifications de police sur différents ordinateurs.

Le moyen le plus sûr d’éviter cela consiste à enregistrer votre présentation finale au format JPEG, puis à l’insérer sur vos diapositives. Sur un Mac, les utilisateurs peuvent facilement faire glisser les fichiers JPEG vers PPT avec un temps de chargement rapide. La plupart des cas, cette option fonctionne très bien.

Si vous souhaitez que votre présentation apparaisse “animée”, vous devrez bricoler un peu, je vous avertis, ceci allonge votre temps de conception. Pour faire vite, vous n’avez qu’à sauvegarder les images JPEG de chaque “image” de l’animation. Ensuite, dans votre présentation finale, vous n’aurez plus qu’à afficher ces fichiers JPEG dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que l’animation apparaisse. Bien que vous ayez techniquement plusieurs nouvelles diapositives à la place d’une seule, rassurez vous, votre public ne saura pas faire la différence.

Une considération importante : si votre fichier PPT comprend beaucoup de fichiers JPEG, la taille du fichier augmentera.

12. Intégrer le multimédia.

PowerPoint vous permet de créer un lien vers des fichiers vidéo / audio en externe ou d’intégrer le média directement dans votre présentation. Vous devez intégrer ces fichiers, mais si vous utilisez un Mac, vous ne pouvez pas intégrer la vidéo. Pour les PC, deux bonnes raisons d’incorporer sont:

  1. L’intégration vous permet de lire des fichiers multimédias directement dans votre présentation. Cela aura l’air beaucoup plus professionnel que de passer d’une fenêtre à l’autre.
  2. L’incorporation signifie également que le fichier reste dans la présentation PowerPoint. Il doit donc être lu normalement, sans travail supplémentaire (sauf sur Mac).

Si vous utilisez PowerPoint pour Mac, vous devrez toujours emporter le fichier vidéo et / ou audio dans le même dossier que la présentation PowerPoint. Il est préférable d’insérer des fichiers vidéo ou audio une fois que la présentation et le dossier qui les contient ont été enregistrés sur un lecteur portable dans leur dossier permanent. De plus, si la présentation doit être lue sur un ordinateur Windows, les utilisateurs de Mac doivent s’assurer que leurs fichiers multimédia sont au format WMV. Cette astuce est un peu compliquée. Si vous souhaitez utiliser efficacement PowerPoint, envisagez d’utiliser le même système d’exploitation pour concevoir et présenter, quoi qu’il en soit.

13. Apportez votre propre matériel.

Entre les systèmes d’exploitation, PowerPoint reste un peu nerveux. Même entre les différentes versions de PPT, des changements peuvent avoir lieu. Une façon de résoudre ces problèmes est de vous assurer que vous avez le bon matériel – apportez simplement votre propre ordinateur portable (utilisé pour la conception) lors de votre présentation.

14. Utilisez “Vue du présentateur”.

Dans la plupart des présentations, il y aura à la fois l’écran du présentateur et l’affichage principal projeté pour votre présentation. PowerPoint propose un excellent outil appelé “Vue du présentateur”, disponible dans l’onglet “Diaporama” de PowerPoint 2010 (ou 2011 pour Mac). La vue Présentateur comprend une zone pour les notes, une minuterie / horloge et un affichage de présentation.

Pour de nombreux présentateurs, cet outil peut aider à unifier leur présentation orale et leur aide visuelle. Evitez  que le PowerPoint ressemble à une pile de notes que vous utilisez avec une béquille. Utilisez plutôt l’option Affichage du présentateur pour créer une présentation plus naturelle.

Conseil : au début de la présentation, vous devez également appuyer sur CTRL + H pour faire disparaître le curseur. Appuyez sur la touche “A” pour le faire apparaître à nouveau si vous en avez besoin!

Avec les processus de style, de conception et de présentation à votre actif, vous pouvez faire bien plus que de simples présentations ennuyeuses pour vos clients. PowerPoint et les applications de diapositives similaires sont des outils très flexibles qu’il ne faut pas ignorer.